BUDAPESTI MŰSZAKI ÉS GAZDASÁGTUDOMÁNYI EGYETEM

Hallgatói Szolgáltatási Igazgatóság

Belső nyilvántartási szám: GDPR-0010-498

ADATKEZELÉSI TÁJÉKOZTATÓ
A BME NYÍLT NAP 2018. RENDEZVÉNYHEZ, PÁLYAVÁLASZTÁSI ÉRTESÍTŐHÖZ KAPCSOLÓDÓ ADATKEZELÉSRŐL

A Budapesti Műszaki és Gazdaságtudományi Egyetem az Európai Parlament és a Tanács 2016/679 általános adatvédelmi rendelete, és az információs önrendelkezési jogról és információszabadságról szóló 2011. évi CXXII. törvény alapján az alábbiakban tájékoztatja az érinetteket („Érintett”) a személyes adatok BME Nyílt Nap 2018 megrendezésével, Pályaválasztási Értesítővel kapcsolatos kezeléséről:

1. AZ ADATKEZELŐ
Neve: Budapesti Műszaki és Gazdaságtudományi Egyetem
(„Adatkezelő” vagy ”Egyetem”)
(felelős szervezeti egység: Hallgatói Közéletet Támogató Osztály)
Székhelye: 1111 Budapest, Műegyetem rkp.3.
levelezési cím: 1111 Budapest, Műegyetem rkp.7-9.
email: nyiltnap@hszi.bme.hu
telefonszám: +36-1-463-3868
honlap: www.bme.hu; www.nyiltnap.hszi.bme.hu
2. AZ ADATKEZELÉST MEGHATÁROZÓ JOGSZABÁLYOK
Az adatkezelés feltételeit alapvetően az alábbi jogszabályok határozzák meg:
  • az Európai Parlament és a Tanács 2016/679 általános adatvédelmi rendelete („GDPR”)
  • az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény („Infotv.”).
3. A REGISZTRÁCIÓHOZ KAPCSOLÓDÓ ADATKEZELÉS

Az Egyetem a „BME Nyílt Nap 2018” rendezvény („Rendezvény”) megszervezésének és lebonyolításának támogatásához, a résztvevőkkel történő hatékony, modern kapcsolattartás elősegítéséhez, intézménylátogatási igazolás kiállításához és megküldéséhez a www.nyiltnap.hszi.bme.hu online rendszert üzemelteti. Ezen felül regisztrációra a Rendezvény napján, papír alapon is lehetőség van. A Rendezvényen való részvétel előzetes regisztrációhoz kötött.

3.1. A kezelt személyes adatok köre és az adatkezelés célja
személyes adat adatkezelés célja
családi- és utónév azonosításod valamint az Egyetem és közötted történő kapcsolattartás célját szolgálja
e-mail cím az e-mail cím az Egyetem és a Közötted történő kapcsolattartás célját szolgálja, nem szükséges, hogy az e-mail cím tartalmazza a nevedet; erre küldünk például értesítést a Rendezvénnyel kapcsolatban, és erre küldjük meg elektronikusan az intézménylátogatási igazolást is
levelezési cím: 1111 Budapest, Műegyetem rkp.7-9.
jelszó a www.nyiltnap.hszi.bme.hu felhasználói fiókba történő biztonságos belépést szolgálja
regisztráló diák OM azonosítója: azonosításod célját szolgálja; az intézménylátogatási igazoláson szerepelteti az Egyetem
középiskolájának neve, OM azonosítója azonosításod célját szolgálja; az intézménylátogatási igazoláson szerepelteti az Egyetem
kísér-e hozzátartozód, ha igen hány fő a Rendezvény szervezéséhez, lebonyolításához szeretnénk előzetesen felmérni a Rendezvény látogatóinak, résztvevőinek várható létszámát
QR kód a regisztráció elvégzésével kapsz egy QR kódot, mely a regisztrációdat azonosítja, igazolja, ennek bemutatásával tudsz belépni a Rendezvényre
szülő családi- és utóneve
szülő aláírása
a 16. életévét még be nem töltött diákok esetén az adatkezeléshez történő hozzájárulást csak a szülői felügyeleti jogot gyakorló szülő adhatja meg külön nyilatkozattal
3.2. Az adatkezelés jogalapja

Az adatkezelés jogalapja a jelen Tájékoztatás alapján adott önkéntes hozzájárulásod [GDPR 6.cikk (1) a) pont]. Az online rendszerben történő regisztrációkor a „Regisztrálok” gomb megnyomásával adhatod meg hozzájárulásod.
Amennyiben még nem töltötted be a 16. életéved, az adatkezeléshez, így a regisztrációhoz szülői hozzájárulás szükséges!
A hozzájárulást adó szülő személyes adata kezelésének jogalapja a szülő jelen Tájékoztatás alapján adott önkéntes hozzájárulása [GDPR 6.cikk (1) a) pont], melyet a szülői hozzájáruló nyilatkozattal adhat meg.
A szülői hozzájárulást online regisztrációt követő 8 napon belül kérjük eredeti példányban megküldeni a Budapesti Műszaki és Gazdaságtudományi Egyetem Hallgatói Szolgáltatási Igazgatóság 1111 Budapest, Műegyetem rkp. 7-9. címre és a borítékon tüntesd fel: Nyílt Nap 2018. Felhívjuk figyelmedet, hogy amennyiben a szülői hozzájáruló nyilatkozat nem érkezik meg határidőn belül, a regisztrációt töröljük, a Rendezvényen nem tudsz részt venni.
Kérjük, hogy a Rendezvény napján regisztráló 16. év alatti diákok hozzák magukkal a szülői hozzájáruló nyilatkozat eredeti példányát, e nélkül a Rendezvényen nem tudnak részt venni.

3.3. Az adatkezelés időtartama

A regisztrációs adatokat és a szülői hozzájáruló nyilatkozatokat a hozzájárulás visszavonásáig kezeljük, de legkésőbb a Rendezvényt követő 7 napon belül töröljük azokat. Kérjük, vedd figyelembe, hogy ezt követően intézménylátogatási igazolást sem fogunk tudni kiállítani.
A szülői hozzájáruló nyilatkozatot csak abban az esetben őrizzük tovább, ha az a Pályaválasztási Értesítő küldéséhez történő hozzájárulást is tartalmazza.

4. A KÉRDŐÍVHEZ KAPCSOLÓDÓ ADATKEZELÉS

A regisztrációt követően statisztika készítésének céljából felteszünk néhány kérdést, melyekre nem kötelező válaszolnod. Válaszaiddal azonban segíted munkánkat, mert így a képzéseink iránt érdeklődők igényeit is figyelembe tudjuk venni az Egyetem működésének szervezése során.

4.1. A kezelt személyes adatok, információk köre:
  • Melyik Kar képzése iránt érdeklődsz?
  • Várhatóan melyik évben fogsz felvételire jelentkezni?
  • Űzöl-e versenysortot? Ha igen, milyen sportágban?
4.2. Az adatkezelés jogalapja

Az adatkezelés jogalapja a jelen Tájékoztatás alapján adott önkéntes hozzájárulásod [GDPR 6.cikk (1) a) pont]. A kérdések online rendszerben történő megadásával és a checkbox kipipálásával adhatod meg hozzájárulásod.
Amennyiben még nem töltötted be a 16. életéved, az adatkezeléshez, így a kérdőív kitöltéséhez szülői hozzájárulás szükséges!
A szülői hozzájárulást online regisztrációt követő 8 napon belül kérjük eredeti példányban megküldeni a Budapesti Műszaki és Gazdaságtudományi Egyetem Hallgatói Szolgáltatási Igazgatóság 1111 Budapest, Műegyetem rkp. 7-9. címre és a borítékon tüntesd fel: Nyílt Nap 2018. Felhívjuk figyelmedet, hogy amennyiben a szülői hozzájáruló nyilatkozat nem érkezik meg határidőn belül, a regisztrációt töröljük, a Rendezvényen nem tudsz részt venni.
Amennyiben a szülői hozzájáruló nyilatkozat nem érkezik meg határidőn belül, a kérdőív adatait, információit töröljük, a Rendezvényen részt tudsz venni.

4.3. Az adatkezelés időtartama

A kérdőív kitöltésével megadott adatokat, információkat hozzájárulásod visszavonásáig kezeljük, de legkésőbb a Rendezvényt követő 7 napon belül anonimizáljuk. Ez azt jelenti, hogy csak olyan információkat őrzünk meg a Rendezvényt követő 7 napon túl, melyek nem hozhatók kapcsolatba egyetlen természetes személlyel sem, nem lehet tehát megállapítani, hogy ki adta, kire vonatkoznak ezek az információk

5. A RENDEZVÉNY FOTÓZÁSA

Tájékoztatunk, hogy a BME Nyílt Nap 2018 az Egyetem nyilvános rendezvénye, arról az Egyetem fotósa fényképeket készít az esemény dokumentálása és a nyilvánosság tájékoztatása céljából. Az eseményről készült fényképeket az Egyetem az alábbi online, nyomatott felületein egyaránt közzé teheti. A felvételek kizárólagos, térítésmentes felhasználási joga tér- és időbeli korlátozás nélkül az Egyetemet illeti.

6. A PÁLYAVÁLASZTÁSI ÉRTESÍTŐVEL KAPCSOLATOS ADATKEZELÉS

Ha szeretnél értesülni az Egyetem pályaválasztás előtt állók részére szervezett jövőbeli rendezvényeiről, eseményeiről, pályaválasztás előtt állóknak szóló egyetemi, kari információkról, kérd az Egyetem Pályaválasztási Értesítőjét.

6.1. A kezelt személyes adatok köre:
  • e-mail cím (a regisztráció során megadott)
6.2. Az adatkezelés jogalapja

Az adatkezelés jogalapja a jelen Tájékoztatás alapján adott önkéntes hozzájárulásod [GDPR 6.cikk (1) a) pont].
Amennyiben még nem töltötted be a 16. életéved, az adatkezeléshez, így a Pályaválasztási Értesítőre történő feliratkozáshoz szülői hozzájárulás szükséges!
A szülői hozzájárulást online regisztrációt követő 8 napon belül kérjük eredeti példányban megküldeni a Budapesti Műszaki és Gazdaságtudományi Egyetem Hallgatói Szolgáltatási Igazgatóság 1111 Budapest, Műegyetem rkp. 7-9. címre és a borítékon tüntesd fel: Nyílt Nap 2018. Felhívjuk figyelmedet, hogy amennyiben a szülői hozzájáruló nyilatkozat nem érkezik meg határidőn belül, a regisztrációt töröljük, a Rendezvényen nem tudsz részt venni.
Amennyiben a szülői hozzájáruló nyilatkozat nem érkezik meg határidőn belül, a Pályaválasztási Értesítőre történt feliratkozásod töröljük, a Rendezvényen részt tudsz venni.

6.3. Az adatkezelés időtartama

E-mail címed a hozzájárulásod visszavonásáig kezeljük, de a Rendezvényt követő 1 év elteltével töröljük, így amennyiben nem vonod vissza hozzájárulásod, tervezetten 2019. november 30-ig fogjuk azt kezelni a Pályaválasztási Értesítő küldéséhez.

7. AZ ADATOK FORRÁSA

A regisztrációhoz, a kérdőívhez, a Pályaválasztási Értesítőhöz valamennyi adatot közvetlenül Te adod meg részünkre.

8. ADATFELDOLGOZÓ, AZ ADATOKHOZ HOZZÁFÉRŐK KÖRE
  • 8.1. Az Egyetem a jelen Tájékoztatóban meghatározott adatkezelési tevékenységéhez adatfeldolgozót nem vesz igénybe.
  • 8.2. A személyes adatokhoz az Egyetem erre feljogosított foglalkoztatottjai férhetnek hozzá a feladataik ellátása érdekében, az ahhoz szükséges mértékben. A www.nyiltnap.hszi.bme.hu online rendszerben az Érintettek közvetlenül is hozzáférhetnek az ott nyilvántartott saját személyes adataikhoz a rendszerbe történő bejelentkezéssel.
  • 8.3. Az önkéntesre vonatkozó tényt, adatot, véleményt harmadik személlyel egyebekben csak törvényben meghatározott esetben vagy az Érintett hozzájárulásával közöl.
  • 8.4. Az Egyetem az adatokat sem harmadik országba, sem nemzetközi szervezet részére nem továbbítja.
9. ADATBIZTONSÁG

Az Egyetem a személyes adatokat bizalmasan kezeli és minden technikai és szervezési intézkedést megtesz annak érdekében, hogy a megadott személyes adatok biztonságát az adatkezelés teljes szakaszában biztosítsa. Az adatok tárolása az Egyetem tulajdonában és üzemeltetésében lévő szervereken, a papír alapú regisztrációs ívek, szülői hozzájáruló nyilatkozatok őrzése az Egyetem székhelyén, zárt helyen történik.

10. AZ ÉRINTETTEK JOGAI

Önt személyes adatai kezelése során az GDPR-ban, Infotv-ben meghatározott jogok illetik meg.
Személyes adataik Adatkezelő általi kezelésével kapcsolatos jogaikat írásban (elektronikus vagy postai úton) vagy személyesen – személyazonosságuk igazolásával - gyakorolhatják az Adatkezelő 1. pontban megadott elérhetőségein. Az Adatkezelő telefonon nem ad tájékoztatást az Érintett személyes adatairól, illetve nem fogad személyes adatokat érintő rendelkezéseket. Telefonon tehát csak általános tájékoztatás történik.
Az Egyetem kérelme szerinti intézkedésről vagy az intézkedés elmaradásának, kérelme elutasításának okairól és a jogorvoslati lehetőségekről a kérelme beérkezését követő 30 napon belül tájékoztatja Önt, mely határidő szükség esetén – a kérelem összetettségét, a kérelmek számát figyelembe véve - további két hónappal meghosszabbítható. Az Egyetem a határidő esetleges hosszabbításáról, és annak okairól a kérelem kézhezvételétől számított 30 napon belül ad tájékoztatást.
Az Egyetem az érintetti jogok gyakorlását főszabály szerint díjmentesen biztosítja. Ha azonban az Érintett kérelme egyértelműen megalapozatlan vagy – különösen ismétlődő jellege miatt – túlzó, az Egyetem, figyelemmel a kért információ vagy tájékoztatás nyújtásával vagy a kért intézkedés meghozatalával járó adminisztratív költségekre:

  1. észszerű összegű díjat számíthat fel, vagy
  2. megtagadhatja a kérelem alapján történő intézkedést.
10.1. Átlátható tájékoztatás

Az Egyetem jelen dokumentumban tájékoztatja az Érintetteket az adatkezelő kilétéről és elérhetőségéről, az adatvédelmi tisztviselő elérhetőségéről, az adatkezelés céljáról, jogalapjáról, időtartamáról, az Érintettek jogairól, jogorvoslati lehetőségről.

10.2. Hozzáférés a személyes adatokhoz

Ön bármikor jogosult az Egyetem 1. pontban megadott elérhetőségein tájékoztatást kérni arról, hogy személyes adatainak kezelése folyamatban van-e, és ha ilyen adatkezelés folyamatban van, jogosult arra, hogy a személyes adataihoz és a GDPR-ban, Infotv-ben meghatározott információkhoz hozzáférést kapjon.

10.3. Helyesbítés, kiegészítés

Ön bármikor jogosult az Egyetem 1. pontban megadott elérhetőségein kérni az Önre vonatkozó személyes adatok módosítását, helyesbítését, kiegészítését.
Adatkezelő a helyesbítést, kiegészítést haladéktalanul elvégzi a nyilvántartásában, és ennek megtörténtéről személyes ügyintézés során szóban, további esetekben írásban (elektronikus levélben vagy postai úton) értesíti Önt.
A www.nyiltnap.hszi.bme.hu online rendszerben kezelt saját személyes adatait (pl.: e-mail cím, név) aktív felhasználói fiók esetén Ön is jogosult módosítani a rendszerbe történő bejelentkezéssel. Kérjük, adataiban bekövetkezett változás esetén végezze el a módosítást a rendszerben

10.4. Hozzájárulás visszavonása

Hozzájárulását a nyiltnap@hszi.bme.hu címre küldött levelében bármikor visszavonhatja. Regisztrációs hozzájárulásának visszavonása esetén az Egyetem a továbbiakban nem tartja nyilván a Rendezvényen történő részvételi igényét, a Rendezvényen nem tud részt venni.
A Pályaválasztási Értesítővel kapcsolatban adott hozzájárulásának visszavonása esetén az Egyetem a továbbiakban nem küldi Önnek Értesítéseit.
A hozzájárulás visszavonása nem érinti a hozzájáruláson alapuló, a visszavonás előtti adatkezelés jogszerűségét.

10.5. Törlés

Az Egyetem az adatkezelésre vonatkozó jogszabályban meghatározott feltételek bekövetkeztével, megőrzési idő lejártával az Érintett külön értesítése nélkül, jegyzőkönyv felvétele mellett törli a személyes adatokat.
Ön jogosult az Egyetemtől kérni az Önre vonatkozó személyes adatok törlését a GDPR-ban meghatározott esetekben az Egyetem nyiltnap@hszi.bme.hu elérhetőségén. Az Egyetem kérelmét megvizsgálja, indokoltság esetén intézkedik a törlés iránt.
A törlési kérelmet az Egyetem a GDPR 17. cikk (3) bekezdésében foglalt esetek közül elsősorban azokban az esetben utasítja el, ha jogszabály vagy jogszabályon alapuló belső szabályzat – különösen iratkezelési szabályzat - az Egyetemet, mint Adatkezelőt a személyes adatok további tárolására kötelezi, vagy az adatkezelés jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez, illetve védelméhez szükséges.

10.6. Az adatkezelés korlátozása

Ön bármikor jogosult az Egyetem nyiltnap@hszi.bme.hu elérhetőségén kérni az Önre vonatkozó személyes adatok korlátozását a GDPR-ban meghatározott feltételek fennállása esetén. Például, ha az Egyetemnek már nincs szüksége az adatokra, vagy az adatkezelést érintő esetleges jogellenesség áll fenn, de Ön ellenzi a törlést, és e helyett kéri a felhasználás korlátozását.
A korlátozás alá eső személyes adatokat csak az Ön hozzájárulásával, vagy jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez, vagy más természetes vagy jogi személy jogainak védelme érdekében, vagy az Unió, illetve valamely tagállam fontos közérdekéből lehet kezelni.

10.7. Tiltakozás

Az Egyetem nyiltnap@hszi.bme.hu elérhetőségén, saját helyzetével kapcsolatos okokból tiltakozhat az Önre vonatkozó azon személyes adatok kezelése ellen, mely az Egyetem jogos érdekének érvényesítéséhez vagy közérdekű feladatának, közhatalmi jogosítványa gyakorlásának keretében végzett feladat végrehajtásához szükséges. A személyes adatokat ebben az esetben csak akkor lehet tovább kezelni a tiltakozás ellenére, ha az adatkezelést olyan kényszerítő erejű jogos okok indokolják, amelyek elsőbbséget élveznek az Érintett érdekeivel, jogaival és szabadságaival szemben, vagy amelyek jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez kapcsolódnak.

10.8. Automatizált döntéshozatallal, profilalkotással kapcsolatos jog

A BME Nyílt Nap 2018, a Kérdőív és a Pályaválasztási Értesítő adatkezelése során automatizált döntéshozatalra vagy profilalkotásra nem kerül sor.

10.9. Adathordozhatóság

Ha az adatkezelés automatizált módon történik, és az Érintett hozzájárulásán alapul vagy az érintett által kötött szerződés teljesítéséhez vagy ilyen szerződés előkészítéséhez szükséges, az az érintett kérelmére az Adatkezelő feladata indokolatlan késedelem nélkül az Érintettre vonatkozó, általa az Egyetem rendelkezésére bocsátott személyes adatokat tagolt, széles körben használt, géppel olvasható formátumban az Érintett részére szolgáltatni. Az Érintett jogosult arra, hogy ezeket az adatokat egy másik adatkezelőnek továbbítsa anélkül, hogy ezt akadályozná az az adatkezelő, amelynek a személyes adatokat a rendelkezésére bocsátotta.
Az érintett kérheti a személyes adatok adatkezelők közötti közvetlen továbbítását.
Az adathordozhatósághoz való jog nem alkalmazandó abban az esetben, ha az adatkezelés az Egyetem közérdekű vagy közhatalmi jogosítványai gyakorlásának keretében végzett feladat végrehajtásához szükséges.

11. JOGORVOSLATI LEHETŐSÉGEK

Kérjük, amennyiben úgy ítéli meg, hogy az Egyetem a Tájékoztatóban meghatározott adatkezelésével összefüggően jogsérelem érte, az az Egyetem nyiltnap@hszi.bme.hu elérhetőségén, vagy az Egyetem adatvédelmi tisztviselőjén keresztül az alábbi elérhetőségeken vegyék fel velünk a kapcsolatot, hogy az esetleges jogsértést orvosolhassuk:

Budapesti Műszaki és Gazdaságtudományi Egyetem
adatvédelmi tisztviselő
1111 Budapest, Műegyetem rakpart 3. K. ép. I.em 77-82.
Telefon:+36 1 463 3320
e-mail:adatvedelem@mail.bme.hu

Tájékoztatjuk, hogy amennyiben az Egyetem Tájékoztatóban meghatározott adatkezelésével összefüggően személyes adatainak kezelésével kapcsolatos jogsérelem érte, közvetlenül fordulhat

  • a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz (postai címe: 1125 Budapest, Szilagyi Erzsébet fasor 22/c.; telefonszáma: +36-1-394-1400; honlap: www.naih.hu; email: ugyfelszolgalat@naih.hu) és
  • bírósághoz is. A per elbírálása törvényszék hatáskörébe tartozik. A pert az Érintett – választása szerint – a lakóhelye vagy tartózkodási helye szerint illetékes törvényszék előtt is megindíthatja (a törvényszékek felsorolását és elérhetőségét az alábbi linken keresztül tekintheti meg: http://birosag.hu/torvenyszekek).

Budapest, 2018. 10. 29. Budapesti Műszaki és Gazdaságtudományi Egyetem